Artikkelit
Oletko hommannut SharePointin ja nyt ihmettelet mitä sillä voi tehdä? Lue tämä case-esimerkki ja ällisty, miten ripauksella mielikuvitusta saadaan isoja asioita aikaiseksi.

Edellinen blogikirjoitukseni onnistuneen projektin edellytyksistä herätti mielenkiintoista keskustelua erityisesti sosiaalisessa mediassa. Sain myös erinomaisia kommentteja suoraan sähköpostiini. Paljon kiitoksia kaikille palautetta antaneille! Palautteiden ansiosta tiedän, mistä minun kannattaa aivan erityisesti kirjoittaa.

Tänään mennään edellisestä aiheesta hieman sivuun ja keskustellaan teknologiasta ja erityisesti sen hyödyntämisestä.

Jos toimit IT-alalla asiakasrajapinnassa, olet luultavasti tottunut siihen, että asiakkaat pyytävät sinulta aivan mitä tahansa. Se on kiehtovaa, koska yksikään päivä ei ole samanlainen, mutta myös haastavaa, koska taivas ei valitettavasti ole rajana. Budjetti rajaa melkoisen kasan vaihtoehtoja jo ensi metreillä ja palaamme monesti saman kysymyksen ääreen: koodaamalla vai valmistuotteella? Monesti kuvitellaan, että valmistuotteen päälle tehdyt ratkaisut ovat edullisempia, mutta näin ei aina ole. Raskaat räätälöinnit voivat nostaa kustannukset moninkertaisiksi itse tehtyyn verrattuna.

Valmistuotteen hyödyntäminen ei ole aina se halvin vaihtoehto. Raskaat räätälöinnit voivat nostaa kustannukset moninkertaisiksi itse tehtyyn verrattuna

Eräs asiakkaani heitti taannoin minulle mielenkiintoisen haasteen.Laiteasentajille piti saada työkalu, jonka avulla he pystyisivät dokumentoimaan asennustyönsä ympäri maailmaa.

Asennusdokumentti pitäisi saada allekirjoitettua, vietyä PDF:ksi ja tulostettua. Tiedot pitäisi saada myös keskuskonttorille, jotta siellä voitaisiin seurata mitä kentällä tapahtuu. Ratkaisu toimisi mielellään myös tabletissa, koska niitä on helppo kantaa mukana. Osa lomakkeen kentistä on pakollisia. Kirsikkana kakun päällä ”offline”, koska kohdemaassa ei ole aina verkkoa saatavilla.

Ratkaisuvaihtoehtoja oli monia. Ohjelmoitu HTML 5 offline-lomake, jonka voisi lähettää palvelimelle, kun verkkoyhteys olisi saatavilla? Muuten hyvä, mutta se vaatisi HTML 5-yhteensopivan selaimen ja lisäksi palvelinpäähän pitäisi tehdä jonkun verran ohjelmointia.

Entäpä Android-sovellus? Mainio vaihtoehto, mutta palvelinpäähän pitäisi edelleen tehdä kehitystöitä ja seuraavaksi vastaava sovellus pitäisi tehdä iPadille. Takaraivossa kumisi jatkuvasti budjetti, joten jotain muuta piti keksiä.

Lähdin välittömästi siitä mielikuvasta, että tämä tehdään SharePointilla. Se oli asiakkaalle jo ennestään tuttu ja se tarjoaa hyvät rajapinnat lähes mihin tahansa ulkoiseen sovellukseen. Jotta käyttöön otto olisi helppoa ja edullista, tekniikka hankitaan pilvestä Office365-ratkaisuna. Pilviversiossa ei tarvitse huolehtia myöskään VPN-yhteyksistä.

Office365-ratkaisussa ei tarvitse huolehtia omista palvelimista tai VPN-yhteyksistä. Se toimii kaikkialta kuin junan vessa. Eli hyvin

Asennuslomake sai itsessään jäädä Word-dokumentiksi, koska jokaiselle ekosysteemille löytyy Office-ohjelmisto. Kaikki osaavat täyttää Word-lomakkeen ja se on helppo tulostaa paperille tai PDF-tiedostoksi. Mutta miten saada Word-tiedosto palvelimelle ja miten pakolliset kentät hoidetaan?

Tein SharePointiin yksinkertaisen dokumenttikirjaston, johon määrittelin joukon pakollisia tietosarakkeita, joita SharePoint kysyy, kun dokumentti viedään kirjastoon.

SharePoint-lista

Seuraavaksi kopioin Word-dokumentin Android-laitteelleni ja menin Play-sovelluskauppaan lataamaan ilmaista Office-ohjelmistoa. Muutaman tunnin kiivaan selailun jälkeen löysin myös ilmaisen SharePoint-sovelluksen, jonka avulla SharePointin listat ja dokumenttikirjastot saadaan tuotua älylaitteelle offline-tilaan ja vietyä takaisin palvelimelle, kun verkkoyhteys on saatavilla.

Loppu meni kuin elokuvissa. Asentaja täyttää asennuslomakkeen omalla laitteellaan ja merkitsee sen synkronoitavaksi. Laitteelle asennettu SharePoint-sovellus kysyy asentajalta pakollisia tietoja. Kun tabletti liitetään verkkoon, dokumentti synkronoidaan automaattisesti palvelimelle.

Keskustoimiston työntekijät näkevät pakolliset tiedot listassa ja saavat asennusdokumentin auki painamalla pikakuvaketta Type-sarakkeesta. SharePoint tarjoaa erinomaiset mahdollisuudet tiedon suodattamiseen, joten keskustoimisto voi muutamalla napin painamisella suodattaa esimerkiksi Lontoon alueen asennustapahtumat.

lista2

Koodirivejä tai räätälöintejä ratkaisussa on pyöreä nolla.

Halusin jakaa tämän käyttötapauksen, sillä se on mielestäni erinomainen esimerkki siitä, miten valmistuotteella saadaan aikaan ihmeellisiä asioita aivan minimaalisilla kustannuksilla. Se vaatii ainoastaan ripauksen mielikuvitusta, valmistuotteen tuntemista ja hitusen taitoa etsiä sopivia kolmannen osapuolen työkaluja, mikäli valmistuote itsessään ei tarjoa kaikkia tarvittavia ominaisuuksia.

Hyvällä tuotetuntemuksella voitte säästää merkittäviä summia rahaa, koska kaikkia ratkaisuja ei tarvitse tehdä tyhjältä pöydältä

Pieni vinkki näin kevään ratoksi: jos olette tehneet arvokkaan investoinnin hyvään teknologia-alustaan ja haluatte sen maksavan nopeasti itsensä takaisin, tutustukaa tuotteeseen ja hyödyntäkää teknologiakumppaneitanne!

Hyvällä tuotetuntemuksella voitte säästää merkittäviä summia rahaa, koska kaikkia ratkaisuja ei tarvitse tehdä tyhjältä pöydältä.

Asiakkaalleni kiitos haasteesta ja vastaavia caseja saa esittää lisää!