Artikkelit

Kuntamarkkinat 2014 ovat nyt menestyksekkäästi takana ja halusin jakaa muutamia ajatuksiani niistä. Oma teemamme oli Office365-työkalut ja niiden käyttö päivittäisen työn tehostamisessa, mutta siitä en aio kovin paljoa tässä blogipostauksessa puhua.

Mitä opin? Ja kannattiko osallistua?

Kuntamarkkinat ovat aina mielenkiintoisia. Ne tarjoavat erinomaisen foorumin katsella ja kuunnella.

Pidin messuilla myös kaksi tietoiskua ja kuuntelijoita oli paljon. Tietoiskut herättivät oikein herkullista keskustelua jälkeenpäin, koska moni oli jo hommannut Office365:n eikä oikein tiennyt, miten sitä kannattaa hyödyntää. Kaikki osasivat käyttää Wordia, Exceliä ja Powerpointia. Jotkut käyttivät jo Lync-pikaviestintä, mutta Yammer ja SharePoint olivat monelle täysin uusia sanoja.

Sovimme ennen messuja tärkeästä tavoitteesta. Halusimme oppia ja ymmärtää – ei vain tekniikkaa – vaan kuntatyön tekemiseen liittyvää problematiikkaa laajemminkin. Kyselimme ja kuuntelimme kunta-ammattilaisten mielipiteitä ja ajatuksia tulevista trendeistä. Kiertelimme erilaisilla messupisteillä ja tutkimme, mitkä asiat ovat ajankohtaisia erityisesti tietotekniikassa.

Tässä mielestäni tärkeimpiä oppeja.

Pienempiä projekteja – parempia tuloksia?

Kuiskaan pienen salaisuuden, jos lupaatte olla levittämättä sitä. Julkisen sektorin it-projektit eivät ole menneet aina ihan putkeen – varsinkaan viime vuosina. Kellokoskelta on varattu kuulemma useampikin lomasviitti. Helsingistä on suljettu katuja, koska alihankkijoiden toimistot ovat hautautuneet tyhjien tupakka-askien alle.

Nyt näyttää kuitenkin siltä, että tästä on opittu. Nyt painotetaan tehokkuutta. Hinta on tärkeä tekijä, mutta vielä tärkeämpää on onnistuminen.

Se voittaa pelin, jolla on nopeutta ja kykyä Toimittaa. Toivomusten tynnyri voi olla äyräitään myöten täynnä, mutta sisällöstä ollaan valmiita tinkimään, mikäli se nopeuttaa käyttöön ottoa.

Se voittaa pelin, jolla on nopeutta ja kykyä Toimittaa

Aivan upeaa, että tämä on sisäistetty kunnissa, mutta päästäänkö tavoitetilaan koskaan? Me IT-toimittajat myymme edelleen liikaa vilkkuvia pyramideja talon katolle, kun pitäisi myydä tuuheilla kokemuksen rintakarvoilla tehtyjä konesaumapeltikattoja. Tilanne on hankala, koska unelmia on helppo myydä, mutta vielä helpompi ostaa. Kuka haluaa ostaa totuuden, koska siihen liittyy aina epävarmuustekijöitä? Mikä on oikea taso myymisessä ja ostamisessa? Siinäpä pohdittavaa.

Työkaluja on paljon, mutta ovatko ne oikeita?

IT-tarjonta oli monipuolista ja näin pienen ihmisen näkökulmasta jopa sekavaa. Oli toiminnanohjausta, taloutta, johdon raportointia ja CRM-järjestelmiä vaikka mihin lähtöön. Suuret IT-talot näyttivät olevan liikkeellä niin sanotusti järeillä asioilla.

Kun kyselin ihmisiltä, että mitä he työssään eniten kaipasivat, oli vastaus kuitenkin yllättävä. Kukaan ei halunnut uutta CRM-järjestelmää tai johdon dashboardia, vaan ratkaisun, jonka avulla dokumentit saisi auki myös kotoa käsin. Tiedostoja säilytetään edelleen USB-tikuilla, sähköpostissa, USB-kovalevyillä ja omilla tietokoneilla, koska verkkolevyjä ei saa syystä tai toisesta kotoa käsin auki.

Vuosi on 2014 ja olemme edelleen aivan perusasioiden äärellä. Herää kysymys, onko tavallinen työntekijä unohdettu?

Laitamme miljardeja massiivisiin tietohallintohankkeisiin toivoen säästöjä, mutta olemmeko unohtaneet säästöt, joita voitaisiin saavuttaa päivittäisen tekemisen kautta?

Olemmeko unohtaneet säästöt, joita voitaisiin saavuttaa päivittäisen tekemisen kautta?

Eli dokumentteja on helppo laatia ja tallentaa, ne löytyvät, niitä voidaan jakaa, muokata ja versioida, ohjeet ovat nätisti yhdessä paikassa ja kaikkeen aineistoon pääsee käsiksi millä laitteella tahansa?

Kunnissa on puhuttu viime vuosina paljon etätyöstä. Työntekijät ovat kiireellisiä ja joskus kaikkia tehtäviä ei keretä tekemään työpäivän aikana. Töitä tehdään myös kotona vaikka omalla ajalla – totta kai, koska suomalaisia ollaan. Markkinat suorastaan huutavat ratkaisuja, jotka tuovat joustoa työhön. Herääkin kysymys. Miksi sellaisia on niin vähän käytössä?

Totta kai käytämme dokumentinhallintajärjestelmiä!

Luemme ja kirjoitamme dokumentteja päivittäin, joten totta kai minun piti kysyä asiasta.

Lähes kaikki haastattelemani ihmiset kertoivat, että heillä on käytössään jokin dokumenttien hallintajärjestelmä, josta löytyy piipaa-nappula poikineen. Hyvä, etteivät kahveja keitä.

Ne ovat upeita ohjelmistoja, mutta moni siitä huolimatta koki, että ne ovat liian raskaita päivittäiseen käyttöön. Ne ovat monissa paikoissa jääneet pelkiksi dokumenttiarkistoiksi. Tämä johtaa hassuun tilanteeseen, jossa osa dokumentaatiosta on erittäin hyvin arkistoitu ja hallittu, mutta suurin osa materiaalista on iloisen kaaoksen vallassa.

Osa dokumentaatiosta on erittäin hyvin arkistoitu ja hallittu, mutta suurin osa materiaalista on iloisen kaaoksen vallassa

Tein huvikseni laskelmia. Jos työntekijä käyttää esimerkiksi tunnin päivästä tiedon etsimiseen, hän tuhlaa vuodessa työaikaansa 27,5 työpäivää. Yksi työntekijä ei ole vielä ongelma, mutta kunta-alalla työskenteli vuonna 2013 n. 430 000 henkilöä. Jos ongelma on ”vain” 200 000 työntekijällä, tarkoittaa se sitä, että käytämme tiedon ja dokumenttien etsimiseen yhteensä 5,5 miljoonaa työpäivää vuodessa. Kertokaa tuo 5,5 miljoonaa esimerkiksi 120e päiväpalkalla, niin ymmärrätte euromääräisen pointtini.

Pilvessä ollaan, mutta yhtään ei pelota!

Vuosi sitten tilanne oli vielä toisenlainen. Nyt pilvi näyttää saaneen virallisen hyväksynnän julkisellakin sektorilla. Ja vaikka niitäkin löytyy, jotka eivät halua pössytellä järjestelmiään Irlannin konesaleihin, pidetään pilveä monesti jopa turvallisempana vaihtoehtona, kuin omia palvelimia. Eräs rouva analysoi, että pilvi on parempi, koska omiin palvelimiin voi tulla kaikenlaista vikaa.

Kyllä. Pilvi on täällä. Halusimme tai emme.

SOME ja sosiaalinen Intranet – vieläkö inhottaa?

Olen jo pitkään pohtinut, että tiedon puute ei ole työssämme ongelma. Sitä kyllä riittää. Ongelma tulee tiedon siiloutumisesta. Tämän ongelman ratkaisemiseksi esittelin messuilla ”yrityksen Facebookia” eli Yammeria.

Olemme puhuneet sosiaalisesta Intranetistä aiemminkin, mutta sanahirviö on aiheuttanut kuulijoissaan lähinnä yökkäysreaktioita. Jos olen maininnut sanan ”SOME” edes vahingossa, on palaverin puheenjohtaja joutunut pyytämään mopin ja ämpärin neuvotteluhuoneeseen.

Nyt palvelu sai todella positiivisen vastaanoton, koska selitin, että miten sillä voi tehostaa tiedonkulkua.

Olen kahvimies ja istun mielelläni kahvitauolla. Olen myös sähköpostimies ja lähettelen sitäkin jonkun verran. Siitä huolimatta pidän kahvitaukoa – saati sitten sähköpostia – liian rajoittuneena foorumina organisaation kehittämiselle. Samoilla linjoilla ovat näköjään myös kunta-alan ammattilaiset.

Onko aika viimeinkin valmis työkaluille, joiden avulla kaadetaan yksiköiden ja organisaatioiden välisiä raja-aitoja?

Onko aika viimeinkin valmis työkaluille, joiden avulla kaadetaan yksiköiden ja organisaatioiden välisiä raja-aitoja?

Summa Summarum

Pidin messuista. Kannatti osallistua. Siellä oli hyvää pöhinää ja hienoja innovaatioita ihan naapuriosastoista lähtien. Omalta osaltani voin sanoa, että messut vahvistivat entisestään aiempia mielipiteitäni. Asiakkaat kaipaavat vahvaa ohjausta, rehellisiä mielipiteitä ja hyviä ideoita – oli kyse sitten pienestä yksittäiseen tarpeeseen vastaavasta järjestelmästä tai vahvasti räätälöitävästä ERP:istä.

Itse yritän loppuvuonna olla entistä rehellisempi, skarpimpi ja laskeutua vielä alemmas sille tasolle, missä nämä (minullekin) monimutkaiset asiat tuntuvat todella monimutkaisilta.

Uskaltaako joku muu tarttua haasteeseen?