Dokumentinhallinta helpoksi Artikkelit

Dokumentinhallinta näyttäytyy yrityksissä selkeänä asiana, mutta tarkempi aiheeseen paneutuminen aiheuttaa silti aika-ajoin ongelmia itse kullekin. Kuulostaako tutulta? Dokumentinhallinnan kehityskohtia kysyttäessä asiakkailta tulee usein vastaan seuraavia huomioita:

– Löysin tallennussijainnin, mutta täällä on 15 versiota – kaikki samalta päivältä.
– Tiedostot ovat verkkolevyllä, joten emme pääse niihin käsiksi reissussa.
– Verkkolevyllämme on viimeiseltä 20 vuodelta miljoona tiedostoa, joista tarvitaan huomenna kymmentä.
– Joudumme tekemään paljon manuaalista työtä, kun yritämme ylläpitää hinnasto-exceliä myynnille.
– Joudun aina lähettämään sähköpostilla tiedostot yhteistyökumppanille.
– Dokumenttimme ovat kaikki erinäköisiä, kun kukaan ei muista, missä viimeisin mallipohja on.

Klikkaa kuvaa (.pdf)

Siinä yleisimpiä huomioita asiakkaidemme kanssa käydyistä keskusteluista. Kun edellä mainittuihin ongelmiin lähdetään hakemaan ratkaisua, tulee aina ensimmäisenä vastaan ajatus, että projekti tulee viemään paljon aikaa ja rahaa. Väittämä ei kuitenkaan useimmiten pidä paikkaansa. Microsoft Office 365 – ja SharePoint Online -palvelu ratkaisee kaikki edellä mainitut asiat. Jo pelkästään organisaation verkkolevyt korvaamalla päästään pitkälle.  Käyttöönotonkin voi tehdä niin, että vanhaa verkkolevyä ei lähdetä viemään uuteen palveluun kokonaan, vaan siirretään ajan myötä tarvittavia osia uuteen palveluun. Tällöin vanha verkkolevy palvelee käyttäjiä siirtymäajan lukutilassa.

 

SharePoint online tuo mukanaan dokumentinhallintaan etuja:

1. Tiedojen hallittavuus – versionhallinnan avulla sinulla on aina viimeisin versio

2. Tiedostojen saavutettavuus – tiedostot saavutettavissa missä ja milloin vain

3. Tiedostojen löydettävyys – tiedostot löytyvät helposti

4. Työn tehostuminen – tiedostoa voi päivittää useampi henkilö samanaikaisesti

5. Tiedostojen jakaminen – modernisoi tiedostojen jakamista ja yhteistyö

6. Arkistointi & mallipohjat – laatu paranee

 

Soittele tai jätä yhteydenottopyyntö, niin kerron miten yrityksenne dokumentinhallintaa voidaan kehittää.

Jani Laakso  |  myyntipäällikkö Cubescom
+358 40 1837 447  |  jani.laakso@cubescom.fi

 


- INNOVATE | IMPLEMENT -