Kaaoksesta järjestykseen – 6 syytä tehostaa yrityksesi toimintaa intranetin avulla Artikkelit

Onko yrityksessänne käytössä intranet? Oletko miettynyt, miksi sitä tulisi pitää tärkeänä? Artikkelini käsittelee intran tarpeellisuutta organisaatiossa ja esittelee syitä, miksi sitä tulisi pitää tärkeänä. Seuraavat näkökulmat edustavat havaintojani todellisista asiakasympäristöistä, sekä todellisista ongelmakohdista, joita joko viestinnällisellä- tai toiminnallisella intranetilla pyritään taklaamaan.

Intra artikkelikuva
Klikkaa kuvaa nähdäksesi sen suurempana (.pdf)

1. Tasapuolistaa tiedon jakamista

Olen työskennellyt organisaatioissa, joissa ei ole ollut kanavaa tiedon jakamiseen. Sinänsä ei ole omituista, että kyseisissä yrityksissä myös sisäinen viestintä on ollut ongelmallista, koska työkaluina ovat toimineet käytävä- ja lounaskeskustelut sekä mikä pahinta, pienen piirin juttutuokiot suljettujen ovien takana. Peilaten omiin kokemuksiini väitän, että yritystasolla tarvitaan työkalut tasapuoliseen tiedottamiseen, jotta tiedosta ja sen jakamisesta tulee läpinäkyvää.

Etuja

  > poistaa yrityksen sisäisiä rajoja

  > luo aidosti samanarvoisuutta työntekijöiden piirissä

  > auttaa ehkäisemään väärinkäsityksiä

 

2. Tieto saavutettavissa missä ja milloin vain

Nykymaailma on sellainen, että tiedon tulee olla saatavilla riippumatta olinpaikastasi. Pilvipohjainen intranet osaltaan mahdollistaa sen, että yritys kykenee luomaan työntekijöilleen mahdollisuudet etätyöhön. Etätyön mahdollistamisen positiivisimmat vaikutukset näkyvät siinä, että työntekijät ovat tehokkaampia, kun voivat valita työympäristön ja  tyytyväisempiä, koska voivat elämäntilanteen mukaan valita etätyön. Uskallan myös väittää, että tyytyväisellä työntekijällä on suora vaikutus yrityksen menestymiseen ja tätä kautta tilannetta voisi hyvillä mielin kutsua ”win-win”-tilanteeksi.

Etuja

  > työntekijöiden tehokkuus ja tyytyväisyys paranee

  > työmotivaatio lisääntyy

  > yrityksen menestys kasvaa

 

3. Mahdollistaa reaaliaikaisen ryhmätyön

Intranetin työkalujen tulee mahdollistaa ryhmätyöskentely, kun työntekijät eivät ole fyyisesti samassa paikassa. Tämän vuoksi onkin tärkeää, että yritys antaa työntekijöilleen työkalut, joilla voidaan työskennellä yhdessä olinpaikasta riippumatta. Toiminnallinen intranet antaa vapauden työstää dokumentteja yhdessä ja samanaikaisesti. Tämä onnistuu esimerkiksi ryhmälle luotavalla työtilalla, jossa ryhmän jäsenet voivat keskustella jakaen ideoita, työstää vaikkapa samanaikaisesti dokumentteja sekä pitää työtilaa dokumenttien tallennuspaikkana.

Etuja

  > tehostaa työn tekemistä

  > ideoiden jako ja työstö helpottuu

  > keskustelut ja dokumentit tallessa

 

4. Tekee tiedosta hallittavaa

Hallittavuudella tarkoitetaan positiivisessa mielessä dokumenttien hallittavuutta eli organisoituja tapoja ja työkaluja tiedon tallentamiseen. Dokumenttien hallittavuus on avainasia siihen, että dokumentit pysyvät järjestyksessä, löytyvät helposti ja nopeasti. Tämä seikka vastaa myös osittain tuleviin GDPR:ään liittyviin kysymyksiin. Tekniikka ei kuitenkaan vie yksin yritystä onnistuneeseen dokumentinhallintaan, vaan suunnittelu ja ajatusten vaihto intranet-toimittajan ja asiakkaan välillä ovatkin ensiarvoisen tärkeitä asioita onnistumisen kannalta.

Etuja

  > dokumentit pysyvät järjestyksessä

  > asiat löytyvät helposti ja nopeasti

  > työn tekeminen tehostuu

 

5. Tieto löytyy helpommin

Tiedon löydettävyydellä on suora vaikutus työskentelyn mielekkyyteen sekä tehokkuuteen. Kukapa ei olisi törmännyt toimistotyöskentelyssä siihen surullisen kuuluisaan verkkolevyyn, joka historian saatossa on paisunut kuin pullataikina, ja josta teoreettisesti löytyy kaikkea, mutta ei kuitenkaan (helposti) mitään. Toimiva intranet kokoaa parhaimmillaan koko yrityksen tärkeän ohjeistuksen, dokumentit sekä viestinnän yhteen paikkaan.

Etuja

  > kaikki tieto saatavilla keskitetysti

  > tehokkaat menetelmät dokumenttien hakuun

  > säästää aikaa

 

6. Tehostaa työskentelyä

Työskentelyn tehokkuudella tarkoitetaan työnantajan näkökulmasta sitä, että työntekijän päivittäisestä työajasta kuluu mahdollisimman iso osuus tuottavaan työhön. Mielestäni työn tehokkuus lisää myös työn mielekkyyttä. Tehokkuutta heikentävät päivittäin tapahtuvat työn keskeytykset – joskin toisilla voi olla myös positiivinen vaikutus. Mutta aika, jonka joutuu käyttämään tiedon etsintään, ei tehosta työskentelyä mistään näkökulmasta katsottuna.

Etuja

  > kaikki tieto saatavilla yhdenmukaisena kaikkialla

  > ei tarvita etätyöpöytä- tai VPN-yhteyksiä

  > työnteko onnistuu tehokkaasti yksilönä ja ryhmänä

 

Lopuksi

Intranet palvelee parhaimmillaan koko organisaatiota mahdollistaen etätyöskentelyn monilta eri osin. Viestinnällisellä Intranetilla tuodaan henkilökunnan tietoon yrityksen käytänteet, ohjeistuksen sekä jaetaan tasapuolisesti tietoa yrityksessä ja sen ulkopuolella tapahtuvista asioista. Toiminnallinen Intranet palvelee puolestaan dokumenttien työstämiseen – sekä tallentamiseen liittyvissä tarpeissa, mahdollistaen aidon ryhmätyökokemuksen etänä.

Jari-Pekka Koivisto, asiakaspäällikkö
044 7810 042/ jari-pekka.koivisto@cubescom.fi

 

Kun tarvitset apua yrityksenne intranet-ratkaisujen kanssa, ota yhteyttä

Jani Laakso
myyntipäällikkö Cubescom
040 1837 447
jani.laakso@cubescom.fi


Asiakaspäällikkö / Cubescom 044 7810 042 etunimi.sukunimi@cubescom.fi